Fremtidens lønudbetaling m.v. for ejendomsfunktionærer

Administrativ vejledning vedrørende lønudbetaling m.v. i forbindelse med overførelse af ejendomsfunktionærer fra boligorganisation til afdeling

1.                  Indledning
For at undgå moms af ejendomsfunktionærydelser, som præsteres af ejendomsfunktionærer ansat i boligorganisation til boligorganisationens afdelinger, overføres ansættelsesforhold, jf. vejledning herom.

Administrative opgaver i forbindelse med overførelse af ansættelsesforholdet senest 1. juli 2005 til afdelingerne kan inddeles i følgende overskrifter:

Afdelingerne registreres i Det Centrale Virksomhedsregister hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.  Om registreringsproceduren henvises til særskilt vejledning, der dog først udsendes senere.
Lønsystemet tilpasses - konsulentopgave for egne it-specialister - eller for den eksterne leverandør af lønsystemet.
Bogføringssystemet tilpasses - konsulentopgave for egne it-specialister - eller for leverandøren af bogføringssystem.
A-skat, AM-bidrag m.v.
ATP m.v.
Feriepenge, feriefridage m.v.
Dagpengerefusion.
Kalenderåret 2005 vil indeholde to systemer, to oplysningssedler m.v.
 

Uanset overførslen af de ansatte ejendomsfunktionærers ansættelsesforhold skal bogføring og lønudbetaling fortsat varetages af boligorganisationen eller administrator, dvs. af de samme personer som hidtil.

Afdelingerne bærer som hidtil de driftsomkostninger, som relaterer sig til de enkelte afdelinger, dvs. den fordeling af udgifter, som boligorganisationerne hidtil har varetaget, sker principielt også efter overførslen - blot skal fordeling af lønudgifter, arbejdsgiverafgifter, pensionsbidrag, ATP m.v. ske i lønsystemet (pt. sker det formentlig i bogføringssystemet - automatisk - eller som gagefordeling i lønsystemet).

2.                  Lønsystemet
Boligorganisationerne anvender forskellige lønsystemer til håndteringen af lønninger.  Leverandørens konsulenter skal snarest inddrages i de justeringer af lønsystemet, der kan blive tale om som følge af, at lønnen skal udbetales fra afdelingen.

Der bør afsættes tid til testkørsel, sådan at udkast til nye lønsedler kontrolleres for korrekt løn, diverse tillæg, pensionsbidrag og ATP.  Endvidere kontrolleres beregning af AM-bidrag og A-skat.  Endelig kontrolleres efter-skat-betalinger, dvs. fagforening og klubkontingent, hvis disse betalinger trækkes direkte af boligorganisationen.

 

Stamdata

Overførslen af ansættelsesforholdet indebærer, at stamdata for den enkelte ejendomsfunktionær skal overføres til afdelingen.  En del af disse overførsler kan formentlig ske elektronisk.

Ejendomsfunktionærer med ansættelse i flere afdelinger samtidigt skal have arbejdstid og lønnen delt op.  Denne opdeling er hidtil foretaget løbende, sædvanligvis i bogføringssystemet.

 

Kontering

Lønsystemet skal justeres, sådan at det automatisk danner bogføringsbilag m.v. til afdelingernes regnskab.

3.                  Bogføring
Som udgangspunkt sker gagefordelingen i bogføringssystemet.  Der kan dog være afvigelser.

Bogføringssystemet skal justeres, sådan at løn, diverse tillæg, aftenmødehonorarer, overarbejde m.v. som hidtil konteres på rette afdeling.

Vedrørende andre personalerelaterede udgifter, f.eks. kursusudgifter, bør det sikres, at disse driftsudgifter fortsat som hidtil henføres til rette afdeling efter samme fordelingsmetode.

Vi er bekendt med, at visse organisationer har organiseret sig sådan, at afdelingerne via administrationsbidraget bidrager til en kursuskonto i boligorganisationen, som derefter betaler til kursusleverandør.

4.                  A-skat, AM-bidrag m.v.
Oplysning om trækprocent, månedsfradrag m.v. findes i lønsystemet.  Det hidtil anvendte skattekort kan som udgangspunkt fortsat anvendes.  Ved beskæftigelse i flere afdelinger skal oplysningerne fra hovedkortet anvendes ved udbetaling fra en af afdelingerne, og trækprocenten fra bikortet anvendes ved lønudbetalinger fra de øvrige.  Der henvises i øvrigt til vejledningen om overførelse af ejendomsfunktionærer.

5.                  ATP, feriepenge m.v.
Her kan der ligeledes generelt henvises til vejledningen om overførelse af ejendomsfunktionærer.  For så vidt angår ferie m.v. skal det tillige sikres, at oplysninger om optjente feriedage og ferieberettiget løn overgår til afdelingen.  Ved beskæftigelse i flere afdelinger kan ferieberettiget løn for første halvår af 2005 som udgangspunkt angives i forhold til den lønfordeling, der aktuelt er anvendt samme periode.

6.                  Dagpengerefusion - sygdom
Ved ansøgning om dagpengerefusion må ansøgningen sendes på vegne de berørte afdelinger, og refusionsbeløbet fordeles i forhold til deres betaling af løn under sygdom.

 7.             Overgangen i 2005 - 2 lønoplysningssedler, lønafstemning m.v.
For 2005, som er overgangsåret, skal der ske indberetning af løn fra både boligorganisation og fra afdeling/afdelinger.  Den ansatte får derfor i januar 2006 mindst 2 lønoplysningssedler.

Bemærk, at netop fra og med 2005 har arbejdsgiver ikke pligt til at sende oplysningsseddel til den ansatte - kun til skattemyndighederne.

Vi vil anbefale, at boligorganisationerne som følge af overførslen vælger at tilsende de ansatte oplysningssedlerne for 2005, sådan at eventuelle misforståelser eller fejl kan rettes senest i januar/februar måned 2006.

8.                  Øvrige forhold, f.eks. betaling af fagforening, PBS m.v.
I visse tilfælde trækker boligorganisationerne de ansatte for betaling af fagforening og klubkontingent.

Når boligorganisationen trækker for fagforening m.v. i lønnen, vil det for ansatte med ansættelse i flere afdelinger normalt være det mest enkle, at hele beløbet vedrørende fagforening og faglig klub trækkes hos den afdeling, hvor medarbejderen bruger mest tid.  Da beløbet fratrækkes i lønnen, giver det ikke anledning til regulering mellem afdelingerne.

I forbindelse med overførelsen skal det tillige sikres, at betalinger af løn, pension, A-skat, AM-bidrag, ATP og AER m.v. sker automatisk via PBS.