Skriftlige forretningsgange

Som et led i handlingsplanen for forebyggelse af fejl og mangler i den almennyttige boligsektor blev det anbefalet medlemmerne at indføre skriftlige forretningsgange.

For at lette medlemmerne med udarbejdelsen af skriftlige forretningsgange blev det besluttet, at BL skulle tage initiativ til udarbejdelsen af paradigmaer for udvalgte forretningsgange. Det er hensigten, at disse paradigmaer skal anvendes som inspiration for medlemmerne. Paradigmaerne må ikke anses for at være udtømmende med hensyn til form og indhold. Det er de konkrete forhold i den enkelte boligorganisation, der skal være bestemmende for udarbejdelsen af forretningsgangene. Det ville ikke være hverken muligt eller ønskeligt, at alle almene boligorganisationer skulle tilrettelægge sine administrative rutiner helt ensartet, så de samme forretningsgange ville kunne anvendes alle steder.

Også med hensyn til den form, forretningsgangene skal præsenteres i, verbale beskrivelser, flow-charts eller andet, er det op til den enkelte boligorganisation at vælge den mest hensigtsmæssige form.

Hvis der ikke foreligger skriftlige forretningsgange er der risiko for, at de af ledelsen vedtagne retningslinier ikke kommer til medarbejdernes kundskab og derved ikke overholdes.

Der vil endvidere være risiko for en uklar kompetence og ansvarsfordeling, samt at der ikke foreligger en ensartet behandling af i øvrigt ensartede problemstillinger.

Herudover vil skriftlige forretningsgange give nye medarbejdere en sikrere og hurtigere indførelse i arbejdet. Ved boligorganisationernes udarbejdelse af beskrivelserne bør der lægges vægt på, at de giver et godt overblik og dokumenterer, hvorledes funktioner udføres og hvem der gør det. Endvidere bør der lægges vægt på, at beskrivelserne omfatter dokumentation af hændelsesforløb og kontroller, herunder kontroller ved afvigelser og/eller fejl.

Beskrivelserne bør udarbejdes efter en fastlagt skabelon til sikring af en rimelig ensartethed. Beskrivelserne bør af hensyn til en nemmere vedligeholdelse være opdelt i afsnit efter logiske funktioner og delopgaver. Anvendelse af de af BL udsendte paradigmaer kan være en hjælp hertil.

Der bør være fastlagte regler for godkendelse og gennemførelse af forretningsgange i organisationen.

Download hele dokumentet om skriftlige forretningsgange   

Udbudsmateriale
Det anbefales, at medlemmerne retter henvendelse til BL ved anvendelse af udbudsmaterialet, da det er uhyre kompliceret at tilrettelægge et udbud.

Download udkast til udbudsmateriale